📘 Guida illustrativa per l'amministratore del sistema

📅 Modulo di Prenotazione Eventi

Il plugin "Modulo di prenotazione eventi" è progettato per creare una struttura capace di acquisire e gestire le iscrizioni dei partecipanti agli eventi organizzati dal Gruppo Amici della Montagna di Ghedi.

Gli eventi vengono sincronizzati con un calendario pubblico di Google Calendar, da cui il plugin recupera automaticamente le informazioni per il form di prenotazione. La scelta dell'evento a cui iscrivesi viene fatta con un menu a tendina dove si vedono solo gli eventi che sono stati abilitati, che non hanno ancora raggiunto il limite di prenotazini e che rientrato nel periodo di finestra temporale programmato dall'amministratore. Altra condizione imposta è che l'evento si svolga in una data superiore a due giorni dalla data odierna, questo per evitare iscrizioni all'ultimo minuto che potrebbero diventare ingestibili.
Per poter utilizzare al meglio il plugin sono stati realizzati degli shortcode che sono inseriti all'interno delle pagine di wordpress per svolgere le varie funzioni.

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✍️ Prenotazione degli Eventi

Questo modulo consente agli utenti di prenotarsi ad un evento che sia stato dichiarato prenotabile nella sezione di gestione degli eventi e che non abbia ancora superato il limite di prenotazioi consentite dichiarate nella pagina di gestione dei limiti.Inoltre l'evento è prenotabile solo fino a 2 giorni prima della data in cui si svolge. La prenotazione ad un evento è univoca nominativo-anno_iscrizione-evento quindi non è possibile registrarsi per errore due volte allo stesso evento. L'immissione è possibile tramite un menu a tendina dove compaiono solo i nomitativi degli iscritti agli Amici della Montagna dell'anno: per iscritti si intendono tutte le prime iscrizioni al gruppo più i rinnovi iscrizione e gli iscritti che sono già tesserati con gli altri gruppi FIE. Per permettere agli utenti di prenotarsi a un evento, si utilizza il seguente shortcode:

👉 [form_prenotazione_eventi]

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📄 Visualizzazione delle Prenotazioni

Lo shortcode di questa sezione da la possibilità su una pagina pubblica di avere una lista degli iscritti per ogni elenco scelto in un menù a tendina tra quelli che hanno avuto almeno una prenotazione.Questo elenco è stampabile dalla stessa pagina.Da sottolineare che l'elenco delle prenotazioni comprende unche un campo codice che equivale a : A=Tesserato AMG , G=Tesserato AMG minorenne, F=Tesserato con altri gruppi FIE, I=Iscritto AMG che ha già richiesto una assicurazione temporanea, IS= Solo iscritto senza assicurazione. Quindi il sistema in automatico evidenzia a sfondo rosso gli isctitti agli eventi che non hanno una assicurazione in corso di validità. Per mostrare le prenotazioni effettuate dagli utenti all'interno di una pagina e consentirne la stampa, scegli l'evento e poi premi Visualizza:

👉 [prenotazioni_evento]

Per aggiornare il campo 'codice' per ogni iscritto in modo da evidenziare il tipo di iscrizione si può utilizzare in una pagina pubblica lo shortcode [tabella_iscritti_modifica]

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📄 Comunicazioni agli iscritti ad un evento

Lo shortcode di questa sezione da la possibilità su una pagina pubblica di avere una lista degli eventi che hanno avuto delle prenotazioni ed in base all'elenco scelto si poò compilare un campo comunicazioni ed inviare una email con informazioni ad ogni partecipante. Inoltre alla email inviata è possibile opzionalmente allegare un file con supporto vari formati: .pdf, .doc, .jpg, .png, .zip, ecc. Per garantire la spedizione delle email, le stesse vengono spedite a distanza di tre minuti una dall'altraa e questo per fare in modo che il server di spedizione non la veda come un tentativo di spam e non la blocchi. Per mostrare la pagina di invio delle comunicazioni ad ogni iscritto ad un evento si utilizza lo shortcode:

👉 [invia_comunicazione_evento]

Inoltre viene conservata la cronologia delle comunicazioni inviate che possono essee visualizzate su una pagina pubblica filtrandole per data (da.. a ) oppure per evento, prevedendo anche la possibilità di cancellarla per evento una volta che non sia più necessaria la conservazione...

👉 [cronologia_comunicazioni_eventi]

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👤 Gestione da Parte degli Iscritti

Gli utenti iscritti possono gestire in autonomia le loro prenotazioni (visualizzarle o cancellarle) tramite un link e una password che ricevono per posta una volta che hanno prenotato un evento. E' previsto per sicurezza l'inserimento nel modulo si della email che della password utilizzate per l'inserimento della prenotazione all'evento.Ogni prenotazione è cancellabile per motivi organizzativi solo entro tre giorni prima che si svolga l'evento, per i casi particolari si viene invitati a chiamare il coordinatore dell'evento. Il tutto viene gestito tramite lo shortcode :

👉 [gestisci_prenotazione]

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🛠️ Debug e Visualizzazione Interna

Si visualizza la tabella della pagina di render e delle informazioni di debug. Questa tabella contiene la colonna dell'elenco degli eventi insertiti dalla data odierna in avanti sul calendario di google, la colonna di quanti sono abilitati alla prenotazione, la colonna del numero di prenotazioni ricevute da ogni evento e la colonna dei posti disponibili messi a disposizione tramite la configurazione dei limiti di prenotazione. Questo è lo shortcode per la pagina :

👉 [pgc_eventi_debug]

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⚙️ Configurazione Limiti di Prenotazione

In questa sezione si stabilisce il numero massimo di prenotazioni consentite per ogni evento, superato questo numero l'evento non sarà più visualizzato nell'elenco a tendina del form di prenotazione. Nel caso non siano stati impostati limiti , l'evento risulta prenotabile con numero illimitato, questo per favorire il programmatore dell'evento che in quel caso non deve far agire su nessuna tabella. Se vai al link dello shortcode sotto esposto e premi il tasto Limiti puoi vedere e utilizzare la tabella di configrazione. Per modificare il limite massimo di prenotazioni per evento, utilizza lo shortcode in una pagina pubblica:

👉 [pgc_configura_limiti_eventi]

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✅ Gestione delle Abilitazioni agli Eventi

Qui è dove si decide flaggando il campo corrispondente nella lista degli eventi, quali possono essere abilitati alla prenotazione, quindi quali compaiono nel form di prenotazione dell'utente. Per ogni evento di può scegliere di abilitarlo alle prenotazioni per un intervallo temporale dal al , prima e oltre il quale l'evento non risulta più disponibile per la prenotazione. Se l'arco temporale non è stato definito, per default si può sempre prenotare, ma anche in questo caso entro i due iorni prima dell'evento per facilitare una buona organizzazione delle liste dei partecipanti. È possibile gestire l'abilitazione degli utenti agli eventi, in pratica aprire la possibilitè di prenotare un evento. Per vedere la pagina di abilitazione clicca sul tasto Limiti che è presente sulla pagina al link dello shortcode :

👉 [pgc_gestione_eventi]

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📊 Riepilogo Iscritti e Posti Disponibili

Con questo shortcode avremo una tabella di riepilogo con i soli eventi che hanno ricevuto delle prenotazioni. L'elenco riporta sia il numero di scritti per evento che la disponibilià residua di posti pr ogni singolo evento. Per mostrare la tabella riepilogativa con il numero degli iscritti e i posti ancora disponibili per ogni evento abilitato in una pagina pubblica, clicca sul tasto Iscritti alla pagina del link sotto esposto.

👉 [pgc_eventi_iscritti]

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⚙️ Guida per un utilizzo ottimale

Questa guida è visualizzabile su tutte le pagine pubbliche di wordpress inserendo lo shortcode.

👉 [mostra_guida]

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📌 Note Finali

Questo sistema permette una gestione completa degli eventi e delle prenotazioni, integrando Google Calendar con strumenti facili e accessibili sia per gli amministratori che per gli utenti.

Buon lavoro! 🚀